Come si firma, autentica e deposita la procura alle liti digitale

I passaggi

1. 1.

   Presupposti e strumenti necessari

   Prima di procedere, è necessario che sia il cliente sia l'avvocato dispongano di un dispositivo di firma digitale (smart card o token USB) o di un servizio di firma remota in corso di validità. Il difensore deve inoltre avere accesso al proprio software redattore per il Processo Civile Telematico (PCT) e disporre di un indirizzo PEC censito nel ReGIndE. Il documento contenente la procura deve essere generato in formato PDF testuale, senza restrizioni di sicurezza che impediscano l'apposizione delle firme crittografiche.

2. 2.

   Sottoscrizione digitale da parte del cliente

   Il cliente deve apporre la propria firma digitale sul file PDF della procura. La normativa ammette l'uso della firma elettronica qualificata (FEQ) o della firma digitale (formato CAdES o PAdES). Se il cliente utilizza il formato PAdES, il file manterrà l'estensione .pdf. Se utilizza il formato CAdES, il file assumerà l'estensione .pdf.p7m. È onere dell'avvocato verificare preventivamente che il certificato di firma del cliente non sia scaduto o revocato, utilizzando gli appositi software di verifica messi a disposizione dai certificatori accreditati.

3. 3.

   Autentica informatica del difensore

   Ricevuto il file firmato dal cliente, l'avvocato deve procedere all'autentica della firma. Nel contesto digitale, l'autentica si realizza mediante l'apposizione della firma digitale del difensore sul medesimo file informatico già sottoscritto dal cliente. Se il file è in formato .pdf.p7m, l'avvocato aggiungerà la propria firma in formato CAdES, creando una firma multipla o nidificata. Questa operazione certifica l'autografia della firma del cliente ai sensi dell'articolo 83 del Codice di Procedura Civile.

4. 4.

   Inserimento nella busta telematica

   Il file della procura, ora recante le firme digitali di cliente e avvocato, deve essere caricato nel software redattore PCT. Durante la creazione della busta telematica, il documento va classificato specificamente come 'Procura alle liti' e collegato all'atto principale (ad esempio, atto di citazione, ricorso o comparsa di costituzione). Il sistema informatico del redattore eseguirà un controllo formale sulle firme presenti. Eventuali anomalie nei certificati verranno segnalate in questa fase, permettendo la correzione prima dell'invio.

5. 5.

   Errori di sistema frequenti e risoluzione

   Un errore comune in fase di deposito è il 'Certificato di firma non valido o non attendibile'. Questo si verifica se il software di firma non ha le liste di revoca (CRL) aggiornate o se si utilizza un certificato scaduto. Un altro blocco frequente riguarda l'estensione del file: il sistema ministeriale rifiuta file compressi o formati non consentiti dalle specifiche tecniche. In caso di errore bloccante (Esito FATAL), è necessario ricreare la busta telematica assicurandosi che il file della procura rispetti rigorosamente i formati PAdES o CAdES ammessi.

6. 6.

   Verifica dell'esito del deposito

   Dopo l'invio della busta telematica tramite PEC, l'avvocato deve monitorare le quattro ricevute del PCT. Il deposito si perfeziona per il mittente al momento della generazione della seconda ricevuta (Ricevuta di Avvenuta Consegna - RAC). È fondamentale aprire e leggere il file XML allegato alla terza ricevuta per verificare l'assenza di segnalazioni di errore (codici WARN o ERROR) relative alle firme digitali apposte sulla procura.

Base giuridica: Art. 83 c.p.c. (Procura alle liti)D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD), artt. 20 e 24D.M. 44/2011 (Regole tecniche per l'adozione nel processo civile e penale delle tecnologie dell'informazione)Provvedimento DGSIA 16 aprile 2014 (Specifiche tecniche PCT)