Checklist: cosa controllare prima di inviare un'istanza di accesso documentale con l'AI

Verificare che l'amministrazione destinataria sia l'ente effettivamente detentore dei documenti richiesti. Un'errata individuazione comporta rilevanti ritardi dovuti alla necessità di reindirizzamento d'ufficio della pratica.

Accertarsi che i documenti siano individuati con precisione, evitando formulazioni esplorative o dirette a un controllo generalizzato sull'operato della PA. Le istanze a carattere esplorativo sono inammissibili e vengono tempestivamente rigettate.

Verificare la chiara esplicitazione dell'interesse diretto, concreto e attuale sotteso alla richiesta, come previsto dall'art. 25 L. 241/1990. Una motivazione generica o omessa rende l'istanza immotivata e passibile di rigetto.

Controllare che tutti i dati identificativi del richiedente siano inseriti con precisione nell'atto. L'assenza di dati certi impedisce all'amministrazione la verifica della legittimazione all'accesso.

Verificare la presenza dei corretti riferimenti normativi, citando in modo specifico gli articoli 22, 24 e 25 della Legge 241/1990. L'indicazione di basi giuridiche errate può comportare una riqualificazione impropria della tipologia di accesso richiesta.

Esplicitare se la richiesta è diretta alla sola visione oppure anche all'estrazione di copia dei documenti. La mancata indicazione costringe l'amministrazione a richiedere chiarimenti, con conseguente slittamento dei termini.

Accertarsi che l'oggetto dell'istanza non ricada nelle ipotesi di esclusione previste dall'art. 24 L. 241/1990. Inoltrare una richiesta avente ad oggetto documenti sottratti all'accesso per legge comporta l'inevitabile rigetto.

Controllare la sottoscrizione e allegare sempre la copia del documento di identità in corso di validità qualora la firma sia autografa e la trasmissione avvenga via PEC. L'assenza del documento d'identità costituisce frequente causa di improcedibilità dell'istanza.