Come avviare la mediazione obbligatoria e gestire il primo incontro

I passaggi

1. 1.

   Verifica dei presupposti e competenza territoriale

   Prima di avviare il giudizio, verificare se la materia rientra tra quelle soggette a mediazione obbligatoria ex art. 5 D.Lgs. 28/2010, come diritti reali, condominio, diffamazione o contratti bancari. Individuare l'Organismo di Mediazione territorialmente competente, che coincide con il giudice competente per la controversia. È necessario disporre di firma digitale e PEC attiva per i depositi telematici sui portali degli Organismi.

2. 2.

   Redazione e deposito dell'istanza di mediazione

   Predisporre l'istanza indicando l'Organismo adito, le parti, l'oggetto della pretesa e le ragioni di fatto e di diritto. L'istanza viene firmata digitalmente dal solo avvocato difensore, mentre la parte sottoscrive in via analogica la procura alle liti (che l'avvocato poi autentica e firma digitalmente). Accedere al portale telematico dell'Organismo scelto, compilare i campi richiesti e caricare l'istanza unitamente alla procura alle liti e alla ricevuta di versamento delle spese di avvio. Un errore di sistema frequente è il mancato caricamento del documento di identità del cliente, che blocca l'accettazione della pratica.

3. 3.

   Comunicazione dell'istanza alla controparte

   Una volta che l'Organismo ha designato il mediatore e fissato la data del primo incontro, l'istanza e il provvedimento di fissazione devono essere comunicati alla controparte. La comunicazione può essere effettuata dall'Organismo o, per maggiore sicurezza sui termini, direttamente dall'avvocato istante tramite PEC o notifica in proprio ex L. 53/1994. Conservare accuratamente le ricevute di accettazione e consegna PEC per dimostrare la regolarità dell'invito.

4. 4.

   Preparazione e svolgimento del primo incontro

   La Riforma Cartabia impone la partecipazione personale delle parti. Se la parte non può presenziare, deve rilasciare una procura speciale sostanziale a un rappresentante a conoscenza dei fatti, che può essere anche lo stesso avvocato difensore. Il primo incontro costituisce a tutti gli effetti l'inizio della mediazione effettiva. L'avvocato deve assistere la parte illustrando i rischi del contenzioso e valutando le aperture conciliative.

5. 5.

   Redazione del verbale e verifica della condizione di procedibilità

   Al termine del primo incontro, il mediatore redige il verbale. Se l'incontro si conclude senza accordo o se la controparte non è comparsa, il verbale dà atto dell'esito negativo. Questo documento, firmato digitalmente dal mediatore e dagli avvocati, certifica l'avveramento della condizione di procedibilità. Scaricare il verbale definitivo dal portale dell'Organismo e allegarlo al fascicolo telematico al momento dell'iscrizione a ruolo del successivo giudizio civile.

Base giuridica: D.Lgs. 4 marzo 2010, n. 28 (artt. 5, 8, 11)D.Lgs. 10 ottobre 2022, n. 149 (Riforma Cartabia)D.M. 24 ottobre 2023, n. 150 (Regolamento sulla determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione e tenuta del registro degli organismi di mediazione)