Guida pratica
Come redigere la procedura per le segnalazioni (whistleblowing) con l'AI
4 min di lettura · Aggiornato a settembre 2026 · Supervisione editoriale: Avv. Federico Papa
La procedura per le segnalazioni (cosiddetto whistleblowing) costituisce l'insieme delle regole interne che gli enti pubblici e privati devono adottare per gestire le segnalazioni di illeciti, garantendo la tutela del segnalante ai sensi del D.Lgs. 24/2023. Tale atto mira a prevenire e contrastare la corruzione e la commissione di reati all'interno delle organizzazioni, predisponendo canali sicuri e riservati. L'adozione è obbligatoria per tutti i soggetti che abbiano impiegato nell'ultimo anno una media di almeno 50 lavoratori, per le aziende che operano in settori regolamentati (come i servizi finanziari) e per quelle che hanno adottato un Modello 231, a prescindere dal numero di dipendenti.
In sintesi
Il D.Lgs. 24/2023 prescrive la procedura di whistleblowing per enti con oltre 50 dipendenti, settori regolamentati o Modello 231. Il computo esclude i lavoratori somministrati ex D.Lgs. 81/2015. I canali interni devono garantire la riservatezza mediante crittografia, includendo modalità scritte, orali o incontri diretti. La gestione compete a uffici autonomi o soggetti esterni. La norma impone l'avviso di ricevimento entro sette giorni e il riscontro entro tre mesi. L'ANAC può irrogare sanzioni fino a 50.000 euro. L'adozione richiede delibera dell'organo amministrativo, conformità al GDPR e pubblicazione aziendale.
I passaggi
- 1.
Identificazione dei soggetti obbligati
Verificare se l'ente rientra nelle soglie dimensionali o settoriali previste dal D.Lgs. 24/2023 ai fini dell'obbligatorietà della procedura. Occorre analizzare la media dei lavoratori subordinati dell'ultimo anno solare, includendo i contratti a termine ma escludendo i lavoratori somministrati (interinali) ai sensi dell'art. 34 del D.Lgs. 81/2015. In caso di superamento della soglia di 50 dipendenti, l'adozione del sistema di segnalazione interna costituisce un adempimento normativo inderogabile.
- 2.
Configurazione del canale interno
Istituire canali di segnalazione che garantiscano, anche mediante il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della persona segnalante. La procedura deve prevedere modalità di trasmissione scritte (tramite piattaforme informatiche o posta raccomandata) e orali (quali linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale). Ai sensi dell'art. 4 del D.Lgs. 24/2023, la gestione del canale deve essere affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo e dedicato, oppure a un soggetto esterno specializzato.
- 3.
Definizione dell'oggetto e delle esclusioni
Delimitare con precisione quali violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione Europea possano formare oggetto di segnalazione. È fondamentale specificare che restano escluse le contestazioni di carattere personale legate al rapporto individuale di lavoro o ai rapporti con i superiori gerarchici. La chiarezza in questa sezione previene l'improprio utilizzo del canale per vertenze di lavoro prive delle tutele di legge.
- 4.
Gestione del flusso e dei termini
Delineare le fasi del procedimento di gestione, stabilendo che entro sette giorni dalla ricezione debba essere rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento. Il gestore deve mantenere le interlocuzioni con il segnalante e fornire un riscontro diligente entro tre mesi dalla data dell'avviso. La tracciabilità di ogni passaggio istruttorio è essenziale per dimostrare la conformità della procedura in sede di eventuali ispezioni dell'ANAC.
- 5.
Attuazione del regime di riservatezza
Integrare le misure di sicurezza per la protezione dei dati personali ai sensi del GDPR, limitando l'accesso alla segnalazione ai soli soggetti autorizzati. Ai sensi dell'art. 12 del D.Lgs. 24/2023, l'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Tale garanzia deve estendersi anche all'identità delle persone menzionate nella segnalazione o comunque coinvolte nei fatti.
- 6.
Approvazione e pubblicazione
Sottoporre la bozza della procedura all'organo amministrativo per l'approvazione formale e la successiva adozione tramite delibera. La procedura deve essere resa facilmente accessibile ai potenziali segnalanti mediante pubblicazione sul sito web aziendale e affissione nei luoghi di lavoro. È opportuno prevedere una sessione informativa per i dipendenti al fine di illustrare il funzionamento del sistema e le tutele previste.
Base giuridica: Art. 4 D.Lgs. 24/2023Art. 12 D.Lgs. 24/2023
La struttura del modello
Le sezioni che compongono l'atto, nell'ordine canonico. Il modello completo si apre e si compila direttamente in edit.legal.
Finalità e ambito di applicazione
Scopo della procedura e perimetro soggettivo e oggettivo delle segnalazioni tutelate.
Oggetto delle segnalazioni
Violazioni segnalabili e ipotesi escluse dal regime di tutela.
Canali di segnalazione
Canale interno, canale esterno ANAC e divulgazione pubblica; modalità scritte e orali.
Gestione della segnalazione
Soggetto o ufficio gestore, tempi di riscontro, istruttoria e tracciabilità.
Tutele del segnalante e riservatezza
Riservatezza dell'identità, divieto di ritorsione e trattamento dei dati personali.
Adozione e aggiornamento
Adozione da parte dell'organo competente e clausola di aggiornamento.
Errori da evitare
- Mancata consultazione delle rappresentanze sindacali prima dell'istituzione del canale di segnalazione interno, in violazione dell'obbligo previsto dall'art. 4, comma 1, del D.Lgs. 24/2023.
- Omissione dell'informativa privacy specifica per il whistleblowing, con conseguente violazione della disciplina sulla protezione dei dati personali.
- Affidamento della gestione del canale a soggetti privi dei requisiti di autonomia e indipendenza, come il diretto superiore del potenziale segnalante.
- Indicazione di termini di riscontro superiori ai tre mesi stabiliti dalla legge, che rende la procedura non conforme al D.Lgs. 24/2023.
Domande frequenti
Quali sono le sanzioni per la mancata adozione della procedura?
L'ANAC può irrogare sanzioni amministrative pecuniarie fino a 50.000 euro nei confronti dei soggetti che non abbiano istituito i canali di segnalazione o non abbiano adottato le procedure prescritte.
La segnalazione può essere fatta in forma anonima?
Sì, il D.Lgs. 24/2023 ammette le segnalazioni anonime; tuttavia, le tutele contro le ritorsioni si applicano solo qualora il segnalante sia successivamente identificato.
È obbligatorio istituire un canale orale?
Sì, la normativa prevede che la segnalazione possa essere effettuata sia in forma scritta sia orale e, su richiesta del segnalante, anche mediante un incontro diretto entro un termine ragionevole.
Cosa automatizza edit.legal
- —Generazione automatica dei canali di segnalazione basata sulla dimensione organica e sul settore di attività dell'ente.
- —Verifica automatizzata della conformità ai requisiti di riservatezza e protezione dei dati previsti dall'art. 12 del D.Lgs. 24/2023.
- —Integrazione di clausole preimpostate per la gestione dei termini di riscontro e delle comunicazioni con l'ANAC.
Metti edit.legal alla prova sulle tue pratiche
Prova edit.legal gratis su un tuo atto o parere. Nessuna carta di credito richiesta.
Prova edit.legal gratisQuesta guida ha finalità puramente informative e non sostituisce la consulenza di un avvocato sul caso concreto.